Des courriers égarés
Un pli posé sur le mauvais bureau, une chemise oubliée dans un parapheur. Retrouver un document peut prendre des jours.
Courrier administratif · Dématérialisation sécurisée
Plus un seul courrier perdu.
Simplicité, sécurité, accessibilité.
DOCUZEN numérise le courrier entrant et sortant de votre administration, l'achemine vers les bonnes personnes selon votre organigramme, suit les délais de réponse et l'archive chiffré. Seuls les destinataires prévus peuvent le lire : ni l'hébergeur, ni l'éditeur.
Arrivée N° 2026-0142
Chiffré
Ministère de l'Environnement
Évaluation des demandes d'endossement
- Reçu et numériséBureau courrier · 08 h 12
- VérifiéLecture automatique relue par l'agent
- Imputé à la Direction technique« Préparer une réponse pour vendredi »
- En traitementÉchéance dans 3 jours
Lisible par 3 personnes du circuit, et par personne d'autre.
Présentation
DOCUZEN en vidéo
Le parcours d'un courrier, de sa réception à son archivage chiffré, présenté en moins d'une minute et demie.
Le constat
Le courrier reste la colonne vertébrale de l'action administrative. Il circule encore à l'aveugle.
Une demande de financement, une convocation, une note du ministère : tout passe par le courrier. Dans la plupart des administrations, il voyage encore sur papier, de bureau en parapheur, sans que personne ne sache précisément où il se trouve.
Des délais qui glissent
Personne n'est averti qu'une réponse est attendue. Les échéances passent, les relances arrivent de l'extérieur.
Une confidentialité fragile
Un document sensible passe entre de nombreuses mains. Photocopies, photos, transferts : on ne sait pas qui l'a lu.
Une mémoire vulnérable
Inondation, incendie, humidité, termites : des années d'archives papier peuvent disparaître en une nuit.
Et les outils numériques existants posent souvent un autre problème : conçus ailleurs, hébergés à l'étranger, ils donnent à leur éditeur un accès technique aux documents de l'État. La souveraineté sur l'information administrative n'est pas négociable.
La solution
Quatre gestes, du bureau courrier jusqu'aux archives.
DOCUZEN reste simple pour l'agent qui reçoit le courrier comme pour le directeur qui l'impute depuis son téléphone. Aucune formation lourde : chaque écran fait une chose.
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1
Numériser
Le courrier passe au scanner ou est photographié au téléphone. Les documents de plusieurs pages sont assemblés automatiquement.
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2
Vérifier
Expéditeur, objet, date et référence sont lus automatiquement. Ce qui n'a pas pu être lu avec certitude est signalé à l'agent, qui valide.
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3
Imputer
Le courrier suit le circuit de votre organigramme. Le décideur l'impute à un collaborateur avec une instruction, en un geste.
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4
Suivre et archiver
Échéances, relances automatiques, réponse en courrier départ, puis archivage chiffré consultable par recherche multicritère.
Tableau de bord du décideurCourriers en attente, en retard, traités : la situation de toute la structure en un coup d'œil.
Traçabilité complèteChaque étape est horodatée et attribuée : qui a reçu, qui a imputé, qui a répondu.
Pensé pour les administrations africaines
Conçu à partir du terrain, pas adapté après coup.
DOCUZEN est né des réalités des ministères, agences et collectivités : leurs circuits hiérarchiques, leurs usages, leurs contraintes techniques.
Votre organigramme, vos circuits
Bureau courrier, secrétariat, cabinet, directions : les circuits de validation reprennent la hiérarchie réelle de la structure, et se modifient sans développement.
Mobile first
Les décideurs sont souvent en déplacement. Consulter, imputer et suivre se fait depuis un téléphone, comme depuis un ordinateur.
Sobre avec la connexion
La lecture automatique du courrier se fait sur le poste de l'agent, sans envoi de fichiers lourds. L'application s'installe et reste légère.
Le français administratif
En-têtes « République de… », références « N° …/MIN/DIR », tampons dateurs : la lecture automatique connaît les codes de la correspondance officielle.
Sur site ou dans le cloud
Installé dans votre propre centre de données ou hébergé : c'est vous qui choisissez où résident vos données.
Un démarrage progressif
On commence par un service, par exemple le courrier de la direction générale, puis on étend à toute la structure à votre rythme.
La sécurité au cœur
Un courrier chiffré n'est lisible que par ceux qui doivent le lire. Pas même par nous.
Dans DOCUZEN, la sécurité n'est pas une option que l'on active : elle découle de l'architecture. Chaque document est chiffré dans le navigateur de l'agent, avant même de quitter son poste.
- Chiffrement de bout en boutChaque courrier a sa propre clé, remise uniquement aux personnes de son circuit. Le serveur ne stocke que des données illisibles.
- Aucun accès pour l'éditeur ni l'hébergeurAlliance Corp, l'hébergeur ou un administrateur système ne peuvent pas lire vos courriers, même en ayant accès aux serveurs.
- Des droits qui suivent les rôlesCe sont les rôles et les circuits qui décident qui lit quoi, y compris dans les archives.
- Une clé de secours détenue par vousVotre administration génère et conserve sa propre clé de recouvrement. Elle ne nous est jamais transmise.
- Mots de passe jamais transmisLe mot de passe sert uniquement à déverrouiller les clés sur l'appareil de l'utilisateur ; il ne circule pas sur le réseau.
- Une IA sous votre contrôleL'assistance par intelligence artificielle reste désactivée par défaut. Elle ne s'active que si votre administration fixe elle-même un niveau de confidentialité qui l'autorise.
Prêt à moderniser votre bureau courrier ?
Nous vous présentons DOCUZEN sur vos propres courriers, et nous définissons ensemble le premier service à équiper.